5時からサラリーマン(男)の生態

ジャンルはテキトウ、内容もテキトウ。思いついたまま書いています。

スピードハックス仕事術

先日、タスクセラピーというセミナーに参加した際、頂いた本。

(セミナーは、著者の佐々木正悟氏主催。そして大橋悦夫氏も講師として参加という豪華なものだった。)

 

表紙には、

仕事を速く処理するコツとアイデアが満載!

「できる人」に今すぐなれる!!

  • 一つの作業を終えたらいったん席を離れる
  • 作業時間は「分単位で」見積る
  • 懸案事項はすべて書き出す

 

仕事を早くではなく、速くっていう所が、スゴイ。

 

読んでみて、私に特に響いた所。

No.6 「依頼」をスムーズにするメモ作り コミュニケーション・分割

仕事は、自分一人で完結出来るものと、ほかの人の助けを借りながら共同で進めるものと、大きく2つがある。

誰かほかの人の助けを借りるには、依頼(お願い)をする必要がある。

その際、相手にどのような事をしてほしいのかを明確に伝える必要があるのですが、スピーディーに仕事を進めるうえでは、この依頼のやり方の巧拙(こうせつ)が鍵となる。

依頼をする際には、次のポイントを意識すること。

  • 依頼のタイミングを早くする

   (一人で進められるタスクは後回し)

  • 依頼の内容(要するに何をすればいいか)を明確にする
  • 相手に心の準備をしてもらう。

 

具体的には、始める前にメモを作る。

どのように

  • ランチを食べながらでもけっこうです。
  • とくに何か準備をして頂く必要はありません
  • 当日は、以下の様な点を中心にお伺いしたいと思っています

何を

  • 以前担当されたG社の案件の詳細についてお話を伺いたい(30分程度)

いつまでに

  • 来週中のご都合のよい時間をご指定下さい
  • 今週末までにお返事頂けるとたすかります

 

No.9 作業の内容によって段取りは異なる マニュアル・段取り

仕事には「段取り」「実行」という2つの段階がある。

それぞれは、独立したものであり、この2つを一緒にしてしまうと、あれこれ考えながら進めることになり、行きつ戻りつの作業が増えて時間が余計にかかってしまう。

 

まず、「やったことがある作業」と「やったことのない作業」の2つに分けて考える。

やったことがある作業

手順をマニュアル化してしまう

 

やったことのない作業

想像の範囲で手順を考えて、まずはそれに従ってやってみる。

もし、途中で誤りに気づいたり、効率の悪さを感じたら、いったん手を止めて、

手順に戻って段取りを考え直すようにする。

 

No.16 日頃から「ちょっとしたリスト」を更新する カテゴライズ・下ごしらえ

ちょっとしたリスト例

  • 銀行の口座番号とクレジットカード番号
  • よく使う消耗品の商品型番
  • 休憩中にやりたい事
  • いつか買いたいもの
  • いつかやりたい事

 

No.17 「懸案事項」をすべて書き出す 短期記憶・見える化

気になることをすべて書き出す事により、

懸案事項を覚えておかずに済んで、すっきりするという効果もあるが、

「思い出す時間」を節約できる

 

書き出したリストを、

  1. やらないことにすること
  2. 真っ先に処理すること
  3. 徐々に処理すること
  4. 後で処理すること
  5. いつかやりたいこと

に分ける。1.については、やらないと決めたことは紙に書き出しただけでタスク完了となり、もう二度と思い出す必要もなくなる。

 

No.24 お気に入りの「仕事術の本」を読む タスクパージ・言葉の力

どうしても仕事に取りかかる気持ちになれない時に、

「仕事術」の本を読むことで、「やる気」を高める。

周りからは、「方法論」ばかりに没頭していると判断されるかも知れないが、「方法論の持つ「言葉の力」を借りることで、モチベーションを高める。

 

No.31 作業記録から反省してみる 作業記録・振り返り

作業の流れに注意を払うと意外な発見が得られる。

自分の変化を垣間見る事ができる。

 

No.34 "脳内のご褒美"の記憶を利用する ゲーム化・分割

例として、5ないし10マス毎に特別な赤マスを用意し、そこを塗りつぶしたらチョコレートを1個つまむというルールを決めておくという方法。

幼少時にどんなことをして褒められたか、あるいは怒られたかが私たちの活動のモチベーションに、非常に深く関わっている。

自分でグラフをつけているだけでも、その成果を目にすることで、子どもの頃に賞賛されたときの達成感を思い出せる。

 

No.49 メールを読み書きする時間を決める 注意・フィルタ

本来の仕事がメールによって中断されたうえに、さらにもう一つ失うものがある。

それは、中断した作業に復帰するための時間。

復帰するまでに平均25分かかっているという調査結果も有。

 

一定時間毎に新着メールを自動的にチェックする機能をオフにし、代わりに1日2回ないし3回程度、メールを読み書きするための時間を確保して、それ以外は見ないようにする。

 

No.54 あえて間違いのある選択肢を作る コミュニケーション・β版・見える化

お互いが抱えている思い込みや誤解、あるいは勘違いを早期に発見し、これを解消することで、仕事全体のスピードアップを図ることができる。

「わかったつもりになっていないか」を確かめるステップを仕事の段取りの中に入れる。

単に仕事の要求を話すよりも、A案,B案,C案と具体的な案をもとに話す方が、先方のイメージする「正解」にぐっと近づく事ができる。あえて、間違いのある選択肢があることで、「どれよりはよいか」の比較が出来、意思決定がしやすくなると同時に意思決定するまでの時間が短縮出来る。

「これは明らかに違うだろう」という選択肢もあえて入れておくことで、相手が判断しやすくなると同時に、「明らかに違うだろう」というこちらの判断自体が思い込みによる勘違いである可能性を排除する事にもなる。

 

その他、上にあげたものも含めTOTAL 57項目の実践的なHACKSが書かれている。

スピードハックス 仕事術 (中経の文庫)

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