”5S”なんて知っているよ！
整理、整頓、清掃、清潔、しつけ
だろ、俺だってその位は知っている。
とは言っても、5Sは出来ておらず、私の机廻りはぐちゃぐちゃ。
ところで、整理って何だ？整頓て何だ？
整理と整頓の違いって何だ？
と聞かれても答えられない自分がいる。。。
この本では、5Sについての考え方、定義が示されている。
・整理：「いるもの」と「いらないもの」を分け、「いらないもの」は捨てる。
・整頓：「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せるようにする
・清掃：キレイにそうじする。日常的に使うものを汚れないようにする
・清潔：整理・整頓・清掃の状態を維持する
・しつけ：整理・整頓・清掃についてのルールを守らせる
まずは整理・整頓を徹底するだけでも、オフィスや仕事の生産性は上がる
片付けには「判断基準」が必要不可欠
例として、ディーラーでのタイヤの例が書かれていた。
(”特別なケースであり、整理の話とは直接関係ありません。ただ、判断基準の重要性を考えるうえでは、大変参考になる話です ”との注記有)
タイヤの予備在庫が無いときに、パンクをしたと来訪したお客さんに対して、展示車のタイヤを外し、それをお客さんの車につけた事例では、
「お客さまを最優先に考える」という判断基準が出てくる。
その判断基準に照らすと、タイヤはお客さまにとって「いるもの」であり、最優先すべき事項になる。
見栄えは悪くなっても、展示車には「いらないもの」と思い切った対応をとってもいいことになる。
「いるもの」「いらないもの」の判断基準をどこに置くかということ、それがまさしく整理することにつながっていく。
整理をするためには、日々の仕事の偏りをなくし、繁忙の落差を少なくしていくこともカギとなってくる。
スタッフが抱えている仕事の状況がひと目でわかるように掲示。
・お仕事どんどんお待ちしています
・お仕事対応できます
・多忙です
の3段階で分け、現在、どの状況にあるか、自己申告するようにしている事例。
赤札作戦
「使うもの」、「使わないもの」、「使えないもの」
に分類をし、「使わないもの」、「使えないもの」に赤札を貼っていく。
赤札には、
場所や品名、数量、赤札を貼った理由、処置部門、担当者、処置期限、処置方法などをメモしておく。
そして、赤札をはったものについてはすべて、品名、担当者名などの赤札の内容を書き出して一覧表にする。
それらのなかから「これはいらない」というものをみんなで見つけて捨てる。
「頻度」に応じてものを置く
・よく使うものは、デスクの引き出しや近くの棚に置く
・1週間に1度、1ヶ月に1度であれば、少し離れた棚に置く
・半年に一度、1年に1度であれば、別室の資料室や倉庫に置く
片づけができているか自己チェックする
□：床にモノが置かれていないか
□：未処理の書類がデスク上に置かれていないか
□：1週間以上使われていないモノがデスクまわりに置かれていないか
□：文房具やファイルは決められた場所に戻されているか
□：パソコンのデスクトップ上のフォルダが3列を超えていないか
”「デスクの上が片付いているか」などあいまいな表現だと、ついつい評価が甘くなってしまいます。
チェックの頻度は、1週間に1度など定期的に行うのが理想です。”
私も自己チェックしてみた。
×：床にモノが置かれていないか
→置きまくり、足の大きさぐらいしか空きスペース無し。机の上が汚くなるよりは足下にあった方がまだましだろうとのビジュアル重視。
×：未処理の書類がデスク上に置かれていないか
→未処理だらけ。。。
×：1週間以上使われていないモノがデスクまわりに置かれていないか
→ホコリをかぶっているもの沢山有ります。。。
○：文房具やファイルは決められた場所に戻されているか
→共用のものは、その日のうちに返しています。又、文房具は場所を決めて片付けています。
○：パソコンのデスクトップ上のフォルダが3列を超えていないか
→2列以内。俺、バッチリ！
課題は、床まわりとデスク上の使われていないものの整理。。。
今日から、少しずつでも整理を始めます。。。
教訓
・「キレイにそろえる」それは「整列」にすぎない
・整理整頓
・「いらないもの」は捨てる
・「必要なもの」を「必要なとき」に
「必要なだけ」取り出せるようにする それが、トヨタの片付け
