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5時からサラリーマン(男)の生態

ジャンルはテキトウ、内容もテキトウ。思いついたまま書いています。

マニャーナの法則を読んで

読書記録

もっと早くこの本に出会っていれば良かった!
(昨日読んで、今日からこの本を実践してみるので、結果はこれから。。。)

マニャーナとはスペイン語で“あした”という意味。
「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という考え方。
理性と衝動の区別をし、衝動で仕事をする事を避ける方法が書かれている。


どんどん予定が増えるTODOリストではなく、その日の予定を追加しないWILL DOリストでタスクを管理!
■第一章 まず脳の特性を知っておこう
・「理性の脳」は、体全体を動かす規則や計画をつくる政府のようなもので、
「衝動の脳」は、何の思考もなく本能のままに目の前の事象に対応するもの。

・仕事をスムーズに始めるには、「理性の脳」に「衝動の脳」にある恐怖感を除いてもらう事が肝要。


■第二章 仕事のシステムをつくる7つの原則

・原則一「明確なビジョンをもつ」
まず、する事リストよりも、しない事リスト作成 エクササイズからはじめる。
私の場合は、
・1h以上のインターネット。
・仕事は、リストに書き込んだものに限定し、完了するまで、他の事をしない。
・小遣い以上の買い物、つきあいをしない。
 としてみた。

・原則二「一事に集中する」
成功の王道は、一事に集中し、できたら次に進む方法。
エクササイズとして、「いつかやろう」と思っている事をリストアップ。
但し、期日のあるものは避け、「意識してやると思わないと、いつまでもそのままになっているもの」をあげるのが理想。
次に、リストから「今やってみよう」と思うものを選ぶ。
決まったら、決断を2つする。
1つは、完了するまでその課題に集中する。もう1つは、他の事は手がけないこと。
これを繰り返す。

私の場合、いつかやろうリストとして、
・英語の勉強
・小説を書く
 あげたのだが、あまりにも漠然としすぎて、挫折しそうなので、
 又、時間をおいて具体的な内容にしようと思います。。。

・原則三「少しずつ頻繁に行う」
理由:1.学んだ内容を消化する時間があるから。
   2.習得した知識を結びつけ、新しい考えを得る可能性があるから。

・原則四「リミットを設ける」
「何でもあり、制限なし」という環境で想像力を発揮するのは、返って難しい。

・原則五「『クローズ・リスト』を使う」
いくらでも仕事の追加が出来る、オープンな例がTO DOリスト。
それに対して、仕事のリストを閉じるのが、『クローズ・リスト』。
チェックリストがその典型。

・原則六「突発の仕事を減らす」
突発事象をなくすことはできないが、その影響を最小限に抑えることは可能。
「理性の脳」を使って、「衝動の脳」の突発仕事への対処をコントロールし、計画への干渉を抑える事が、この原則を守る鍵。

・原則七「コミットメントと興味を区別する」
「これをやる」と周りに宣言するものと、それ以外の興味を区別する。
コミットメントを基準に判断すれば、場当たり的な決断がずいぶん減るだろう。


■第三章 「効率」はあなたの想像力と整理にかかっている!
・効率のよさは「想像力×整理のレベル」で決まる。

・忙しいことと効率がよいこととは別物。
 うまくいかないならシステムを変えてみよう。

・整理の問題は性格の問題ではない。
 ここを改善すれば想像力を発揮できる。


■第四章 あなたのタイム・マネジメントは間違っている?
仕事をやり残す理由
1.仕事の効率が悪い
 重要なのは「結果が出ない」ことではなく、「効率が悪い」こと。

2.仕事を抱えすぎている
 解消するには、仕事を減らすこと、イコール、コミットメントを減らすこと。

3.時間が足りない
 スケジュール表が白紙でも、日常業務をする時間を忘れてはいけない。

まずは、仕事を抱えすぎないことが、その日のうちに仕事を終える秘訣。


■第五章 忙しいだけの仕事は捨てよう
・自分の仕事のなかで、「本当の仕事」と「忙しいだけの仕事」を見極め、「本当の仕事」に専念しよう。

・「本当の仕事」に専念するには、心のこもならない「イエス」は言わないこと。


■第六章 緊急の仕事を見分けよう
・タイム・マネジメントの基本は、いつ来るかわからない仕事に「バッファー・ゾーン」を設けて対処すること。

・緊急性の度合いを
 1.今すぐ
 2.今日中に
 3.明日やる
   に3分類し、3を基準として考えること。

 要は、仕事に必要以上の緊急性を与えないこと。


■第七章 最強のマネジメント・ツール「クローズ・リスト」
・「TO DOリスト]は、オープン・リストの典型。
 新しい仕事が際限なく追加されていくので、リミットがなくなるのが欠点。

・それに対し、「クローズ・リスト」は、仕事にリミットを設けて効率を上げる手法。
 やり残した仕事の処理にも有利。
 「チェックリスト」がその典型。


■第八章 究極の仕事術「マニャーナの法則」
・「マニャーナの法則」は、「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という考え方による。
 「明日やる」ことで、毎日の仕事を確実に終わらせる画期的な方法。

・仕事は集めておいて、翌日に類別し、バッチ(集中)処理する方が効率的に片付く

・手間のかかる仕事は細分化し、段階ごとに片付ける
 1日1ページの「タスク・ダイアリー」で管理するとよい。


■第九章 タスク・ダイアリーを使ってみよう
・「タスク・ダイアリー」は1日1ページタイプが使い勝手がよい。
 ここに書くのは、
 1.前日以前にスケジュールされた仕事
 2.前日に集められた仕事
 3.「今日中に」する必要があり、「クローズ・リスト」の下に追加された仕事
  の3種類のみ

・タスク・ダイアリーに次のような毎日する仕事は書かなくてよい。
 1.あと片付け
 2.毎日発生する仕事
 3.毎日しておきたい仕事
 4.くり返しの必要な仕事
  これらは、「デイリー・タスク・リスト」で管理する。


■第十章 自主的な仕事は「ファースト・タスク」にする
・メール、書類、デイリー・タスク等以外の自主的な仕事は、「ファースト・タスク」として処理すると効率的。

・「ファースト・タスクは常に1つ」が、成功への近道

・ファースト・タスクに向く仕事は、次の3つ。
 1.「やり残し」を片付ける
 2.仕事のシステムを修正する
 3.プロジェクトを進める


■第十一章 「WILL DOリスト」VS「TO DOリスト」
・「TO DOリスト」が、「するつもりの仕事のリスト」なのに対して、「WILL DOリスト」は、「すると決めた仕事のリスト」のこと。
 効率の点で、後者が上回る。

・「WILL DOリスト」には、次の6種類のものが含まれる。
 1.ファースト・タスク
 2.メール
 3.留守番電話のメッセージ
 4.書類
 5.1回で終わる仕事
 6.デイリータスク

・極端に忙しいとき以外は、リストにある仕事がその日に終わるようにすること。


■第十二章 その日の仕事を終わらせよう
第四章の内容をブレークダウン。
・仕事が遅れる原因
 1.仕事の効率が悪い
 2.仕事を抱えすぎている
 3.時間が足りない

・予定の入れすぎに注意
 白紙の時間は、予定にない仕事がつまっていると考えること


■第十三章 「ぐずぐず先送り」はこれで防止
・仕事をぐずぐず先送りするのを防止するには、
 1.毎日、仕事を終わらせる
 2.「ダッシュ法」を使う
   一定時間(20〜40分程度)「ダッシュ」する様に働く。
 3.休憩をとる
 4.ランチに行く
 5.終了時間を決める
 6.予定にない休憩をとる
 7.気分を充実させる
  などの方法がある。

・「衝動の脳」を欺き、抵抗を抑えるのもよい方法。

・システムが崩壊しそうになったら、復旧こそ急務。


■第十四章 プロジェクトにはこう対処する
・プロジェクトには、
 1.継続作用のプロジェクト
 2.複数要素のプロジェクト
  がある。

・プロジェクトを効率的に終わらせるには、
 1.期限のあるものは、緊急性の低い方から着手する
 2.期限のないものは、「ファースト・タスク」の候補にする
  などの方法がある。


■第十五章 システムを機能させよう
・ホームオフィスで働く場合、注意の必要なシステムは次の4つにかかわるものである。
 1.ファイリング
 2.経理システム
 3.住所録
 4.出張

■おわりに
もし、期待どおりのスコアが出ていなかったら、次のチェク・リストで当てはまる項目に印を付けて、出来てない物項目を見直す。
 □毎日、その日の仕事の「チェック・リスト」を作成している

 □「WILL DOリスト」にある仕事は、毎日確実に終わらせることを目標にしている。

 □リストにない仕事をしたら、後でも必ずリストに書き加えておく

 □「WILL DOリスト」の仕事が3日間続けて完了できなければ、
  1.仕事の効率はよいか
  2.仕事を抱えすぎていないか
  3.十分な時間を確保しているか
  の3点から仕事のしかたをチェックするようにしている

 □メールは翌日にまとめて処理している。

 □書類は翌日にまとめて処理している。

 □留守番電話のメッセージは翌日にまとめて処理している。

 □「タスク」は翌日にまとめて処理している。

 □「タスク・ダイアリー」をつくって、対応の必要な仕事を、翌日、またはその後の日に記入している。

 □「WILL DOリスト」のうち、毎日、一番はじめにとりかかるのは「ファースト・タスク」だ。

 □取りかかる順番で整理された「ファースト・タスク」のリストがある。


まず、明日から、やってみます。

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな